Inhaltsverzeichnis für Archivkartons
Finden Sie eine Akte auch Jahre später, ohne jeden Karton zu öffnen, und wissen Sie, wen Sie fragen müssen, bevor etwas aus dem Karton entsorgt wird.
IY-01 1 Seite
IT und Büro · IY-04
Nachweis über die Abholung vertraulicher Akten
Kostenloses Protokoll für Aktenvernichtung zum Ausdrucken: jeder Sack oder Behälter versiegelt, abgeholt, bescheinigt – mit Plombennummer und Unterschrift.
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Eine Seite. Wählen Sie das Papierformat: Beide Fassungen haben genau dasselbe Layout, keine wird verkleinert, damit sie passt.
Ausdrucken und von Hand ausfüllen
Am Bildschirm ausfüllen schreiben und speichern
Die ausfüllbaren Fassungen haben echte Formularfelder: Öffnen Sie sie in einem beliebigen PDF-Programm, schreiben Sie hinein und speichern Sie sie. Hilfe zum Drucken.
Wofür dieses Blatt gedacht ist
Weisen Sie jeden Sack mit vertraulichem Papier nach – vom Versiegeln bis zur Bescheinigung, dass er vernichtet wurde.
Für wen es gedacht ist
Büros, Praxen und Kliniken, die einen Aktenvernichtungsdienst nutzen, und alle, die nachweisen müssen, was mit dem Papier geschehen ist.
So verwenden Sie es
- Notieren Sie die Plomben- oder Siegelnummer im Moment des Versiegelns von Sack oder Behälter.
- Lassen Sie den abholenden Fahrer die Zahl der mitgenommenen Säcke quittieren.
- Notieren Sie die Nummer der Vernichtungsbescheinigung und das Datum, wenn sie eintrifft.
- Haken Sie bei jeder Abholung nach, deren Bescheinigung nicht zurückgekommen ist.
Was das Blatt enthält
Eine Seite, von oben nach unten:
Unter dem Titel: Jeder Sack, Datenschutzbehälter oder Container mit vertraulichem Papier, der zur Vernichtung übergeben wurde – wer ihn versiegelt, wer ihn abgeholt hat und welche Bescheinigung zurückkam.
Erst Plombe, dann Unterschrift. Der Nachweis ist nur so gut wie die Lücke, die er schließt: Ein Sack, der das Gebäude ohne Unterschrift verlassen hat, ist ein Sack, über dessen Verbleib Sie nichts sagen können. Notieren Sie die Plomben- oder Siegelnummer im Moment des Versiegelns und haken Sie nach, wenn die Vernichtungsbescheinigung nicht eintrifft.
Ausfüllzeilen: Standort / Büro · Vernichtungsdienst · Vertrags-/Kunden-Nr.
Abholungen
Tabelle, 12 Zeilen: Datum · Standort / Behälter · Säcke · Plomben-Nr. · Versiegelt von · Abgeholt von · Beschein.-Nr. · Beschein. erh.
Häufige Fragen
Und wenn wir selbst schreddern?
Dann stehen in den Spalten für Abholung und Bescheinigung die Person, die den Schredder bedient hat, und das Datum. Der Zweck bleibt derselbe: ein Sack, der versiegelt und dann abgezeichnet wird, ohne Lücke dazwischen.
Warum den Standort oder Behälter festhalten?
Weil ein fehlender Sack rückwärts verfolgt wird. Zu wissen, dass er aus dem Behälter am Empfang kam, grenzt ein, wer was hineingetan haben könnte.
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