Nachweis über die Abholung vertraulicher Akten
Weisen Sie jeden Sack mit vertraulichem Papier nach – vom Versiegeln bis zur Bescheinigung, dass er vernichtet wurde.
IY-04 1 Seite
IT und Büro · IY-01
Inhaltsverzeichnis für Archivkartons
Kostenloses Inhaltsverzeichnis zum Ausdrucken für Archivkartons – eines pro Karton, mit jeder Akte, Zeitraum, Zuständigkeit, Prüftermin und Lagerort.
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Eine Seite. Wählen Sie das Papierformat: Beide Fassungen haben genau dasselbe Layout, keine wird verkleinert, damit sie passt.
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Die ausfüllbaren Fassungen haben echte Formularfelder: Öffnen Sie sie in einem beliebigen PDF-Programm, schreiben Sie hinein und speichern Sie sie. Hilfe zum Drucken.
Wofür dieses Blatt gedacht ist
Finden Sie eine Akte auch Jahre später, ohne jeden Karton zu öffnen, und wissen Sie, wen Sie fragen müssen, bevor etwas aus dem Karton entsorgt wird.
Für wen es gedacht ist
Büroleitungen, Praxisverwaltungen und alle, die Papierunterlagen für einen Lagerraum oder ein externes Archiv in Kartons verpacken.
So verwenden Sie es
- Geben Sie dem Karton eine Nummer und schreiben Sie sie auf den Karton, den Deckel und dieses Blatt.
- Tragen Sie jede Akte beim Einpacken ein, mit dem Zeitraum, den sie abdeckt, und wem sie gehört.
- Notieren Sie, wo der Karton steht, oder die Referenz des externen Archivs, wenn er ausgelagert wird.
- Legen Sie eine Kopie in den Karton und eine ins Büro; aktualisieren Sie beide, wenn eine Akte entnommen wird.
- Tragen Sie Ihren eigenen Prüftermin in die Spalte ein; dort ist nichts für Sie vorgedruckt.
Was das Blatt enthält
Eine Seite, von oben nach unten:
Unter dem Titel: Ein Blatt pro Archivkarton – was hineinkam, welchen Zeitraum jede Akte abdeckt, wem sie gehört und wo der Karton jetzt steht –, damit eine Akte wiedergefunden wird, ohne jeden Karton im Regal zu öffnen.
Einmal verpackt, später gefunden. Füllen Sie das Blatt beim Einpacken aus, nicht hinterher, und legen Sie eine Kopie in den Deckel und eine in die Büroablage. Hier ist keine Aufbewahrungsfrist vorgedruckt: Die Prüfspalte ist für die Frist, die Ihre eigenen Richtlinien oder Ihre Berater für diese Art von Unterlagen festlegen.
Ausfüllzeilen: Organisation / Abteilung · Karton-Nr. · Verpackt am · Verpackt von · Lagerort (Raum, Regal, Fach) · Ausgelagert am · Externe Referenz
Inhalt dieses Kartons — eine Zeile pro Akte, Ordner oder Bündel
Tabelle, 8 Zeilen: Akten-Nr. · Beschreibung · Zeitraum von · Zeitraum bis · Zuständig / Abt. · Prüfen am · Entnommen
Linien: Notizen – Zustand des Kartons, entnommene und zurückgelegte Akten, Vernichtungsnachweis
Häufige Fragen
Warum steht keine Aufbewahrungsfrist auf dem Blatt?
Weil die Aufbewahrungsdauer davon abhängt, um welche Unterlage es sich handelt und wo Sie sind – das legen Ihre eigenen Richtlinien oder Ihre Berater fest. Die Prüfspalte ist ein Leerfeld für Ihr Datum, und das Blatt hält nur fest, dass es dieses Datum gibt.
Soll ein Blatt mehrere Kartons abdecken?
Nein. Gerade ein Blatt pro Karton macht es wirksam: Das Blatt reist mit dem Karton, und ein Karton, der im falschen Regal auftaucht, erklärt sich trotzdem selbst.
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