Protokoll für Korrespondenz und Anfragen

Für wen es gedacht ist

Jede Anfrage, die Sie verschickt haben, und ob sie beantwortet wurde. Eine Zeile pro Brief, E-Mail, Formular oder Anruf, mit Empfänger, Inhalt der Anfrage, gezahlter Gebühr, dem Datum, bis zu dem Sie eine Antwort erwarten, und dem Datum, an dem sie kam – damit nichts doppelt angemahnt oder vergessen wird.

Familienforscher, die an Archive, Standesämter, Kirchen, Vereine, entfernte Verwandte und DNA-Matches schreiben und auf einen Blick sehen müssen, was noch auf Antwort wartet.

Was Sie damit im Blick behalten

• Was verschickt wurde, wann, an wen und auf welchem Weg
• Was jede Anfrage wissen wollte, so knapp, dass Sie die Antwort zuordnen können
• Gezahlte Gebühren und ihre Summe
• Bis wann Sie eine Antwort erwartet haben und ob eine eingegangen ist
• Das Ergebnis, damit die Antwort im Protokoll steht und nicht nur in einem Ordner

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben Ihren Namen und den Nachnamen oder das Projekt ein, das das Protokoll abdeckt.
2. Legen Sie bei jedem Versand eine Zeile an: Datum, Empfänger, Thema und Versandweg.
3. Tragen Sie jede gezahlte Gebühr ein. Maßgeblich ist, was die Stelle oder Person berechnet hat; hier werden keine Gebühren vorgeschlagen.
4. Tragen Sie das Datum ein, bis zu dem Sie eine Antwort erwarten – nach Angabe des Empfängers oder nach Ihrer eigenen Schätzung –, damit sich ablesen lässt, was überfällig ist.
5. Wenn eine Antwort eintrifft, haken Sie „Beantwortet“ ab, tragen Sie das Datum ein und fassen Sie das Ergebnis in einer Zeile zusammen. Notieren Sie einen etwaigen nächsten Schritt in derselben Spalte.
6. Die Gebührensumme und die Zahl der Anfragen, der Antworten und der noch offenen werden in der Browser-Version und in der Excel-Datei berechnet.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Woher kommt das Datum für „Antwort bis“?

Von Ihnen. Manche Stellen nennen bei der Anfrage eine Bearbeitungszeit; andernfalls tragen Sie das Datum ein, ab dem Sie nachhaken würden. Das Blatt setzt nicht voraus, wie lange jemand braucht.

Gehören Telefonate ins Protokoll?

Ja, mit „Telefon“ als Weg und dem Ergebnis, gleich beim Anruf notiert. Ein Anruf ist die Anfrage, die man am leichtesten vergisst.

Was ist mit Nachrichten an DNA-Matches?

Die können hier stehen oder im DNA-Match-Protokoll, das eigene Häkchen für Kontakt und Antwort hat. Nutzen Sie für eine bestimmte Nachricht nur eines von beiden, damit die Zählung stimmt.

Wie kommt die Zahl der offenen Anfragen zustande?

Es ist die Zahl der Zeilen auf dem Blatt minus die Zahl der als beantwortet abgehakten. Was Sie aufgeben, können Sie mit „keine Antwort“ als Ergebnis als beantwortet abhaken, dann zählt es nicht mehr mit.