Conciliación de tarjeta de combustible y gastos

Para quién es

El extracto de una tarjeta de combustible, revisado línea por línea. Cada operación recoge lo que decía el recibo y lo que decía el extracto, y la hoja muestra la diferencia, cuenta los recibos que faltan y compara el total con la cifra del extracto que anotaste.

Conductores que tienen que rendir cuentas de una tarjeta de empresa, pequeñas empresas que revisan el extracto de una tarjeta antes de pagarlo y quien reclama el combustible y necesita que los recibos cuadren.

Qué te ayuda a controlar

• Cada operación de la tarjeta, con la fecha y el lugar
• Lo que decía el recibo frente a lo que cobró el extracto
• La diferencia en cada línea y en todo el periodo
• Qué operaciones no tienen recibo
• Si las líneas anotadas suman el total del extracto

Cómo usarla

1. Escribe arriba el titular, los cuatro últimos dígitos de la tarjeta, el vehículo y el periodo, y después el total del extracto tal como aparece impreso.
2. Anota una fila por cada operación del extracto: la fecha, el comercio, las unidades y el importe cobrado.
3. Repasa los recibos y anota lo que dice cada uno en la columna del recibo, marcando la casilla a medida que los cotejas.
4. La columna de diferencia y los totales se calculan en el navegador y en el libro de Excel; en papel, resta en cada fila.
5. Anota la lectura del odómetro cuando el recibo o el conductor la hayan registrado, para poder vincular una operación con un trayecto.
6. Compara el resumen con el total del extracto. Pregunta por cualquier línea con diferencia o sin recibo antes de pagar el extracto.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Qué significa una diferencia en una línea?

Solo que las dos cifras no coinciden: un importe mal tecleado, un cargo por servicio, otra moneda o una operación que no es tuya. La hoja lo señala; averiguar el motivo es la llamada que viene después.

¿Por qué anotar las unidades además del importe?

Porque un precio por sí solo oculta mucho. Las unidades frente a la distancia son la forma de calcular el consumo, y una cantidad inusual suele ser la primera señal de que otra persona está usando la tarjeta.

¿Necesito un recibo por cada operación?

Lo que espere tu empresa o tu administración tributaria es regla suya, no nuestra. La columna para marcar y el recuento de recibos que faltan existen para que sepas cómo estás antes de que nadie pregunte.

¿Una hoja sirve para varias tarjetas?

Usa una hoja por tarjeta y por periodo del extracto: eso es lo que da sentido a la comparación con el total del extracto. Para ver juntos los costos de varios vehículos, usa el control de flota de vehículos.