Abgleich der Tankkartenabrechnung

Für wen es gedacht ist

Eine Tankkartenabrechnung, Zeile für Zeile geprüft. Zu jeder Buchung gehört, was auf dem Beleg und was auf der Abrechnung stand. Das Blatt zeigt die Differenz, zählt die fehlenden Belege und vergleicht die Summe mit dem Abrechnungsbetrag, den Sie eingetragen haben.

Für Fahrer, die über eine Firmenkarte Rechenschaft ablegen müssen, kleine Betriebe, die eine Kartenabrechnung vor der Zahlung prüfen, und alle, die sich Kraftstoffkosten erstatten lassen und passende Belege brauchen.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jede Buchung auf der Karte mit Datum und Ort
• Was auf dem Beleg steht im Vergleich zu dem, was die Abrechnung belastet hat
• Die Differenz in jeder Zeile und über den ganzen Zeitraum
• Welche Buchungen keinen Beleg haben
• Ob die erfassten Zeilen die Gesamtsumme der Abrechnung ergeben

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben den Karteninhaber, die letzten vier Ziffern der Karte, das Fahrzeug und den Zeitraum ein, dann die Gesamtsumme genau so, wie sie auf der Abrechnung steht.
2. Erfassen Sie für jede Buchung der Abrechnung eine Zeile: Datum, Tankstelle oder Händler, Menge und belasteter Betrag.
3. Gehen Sie die Belege durch, tragen Sie den jeweiligen Betrag in die Spalte „Laut Beleg“ ein und haken Sie das Feld ab, sobald er zugeordnet ist.
4. Die Differenzspalte und die Summen werden in der Browser-Version und in der Excel-Datei berechnet; auf Papier subtrahieren Sie in jeder Zeile selbst.
5. Tragen Sie den Tachostand ein, wo der Beleg oder der Fahrer einen festgehalten hat, damit sich eine Buchung einer Fahrt zuordnen lässt.
6. Vergleichen Sie die Übersicht mit der Gesamtsumme der Abrechnung. Klären Sie jede Zeile mit Differenz oder fehlendem Beleg, bevor die Abrechnung bezahlt wird.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Was bedeutet eine Differenz in einer Zeile?

Nur, dass die beiden Beträge nicht übereinstimmen – ein Tippfehler, eine Servicegebühr, eine andere Währung oder eine Buchung, die nicht von Ihnen stammt. Das Blatt macht darauf aufmerksam; den Grund klärt der anschließende Anruf.

Warum neben dem Betrag auch die Menge erfassen?

Weil ein Preis allein vieles verbirgt. Aus Menge und Strecke ergibt sich der Verbrauch, und eine ungewöhnliche Menge ist oft das erste Anzeichen dafür, dass jemand anderes die Karte benutzt.

Brauche ich für jede Buchung einen Beleg?

Was Ihr Arbeitgeber oder Ihre Steuerbehörde erwartet, ist deren Regel, nicht unsere. Die Ankreuzspalte und die Zahl der fehlenden Belege gibt es, damit Sie wissen, wo Sie stehen, bevor jemand fragt.

Kann ein Blatt mehrere Karten abdecken?

Verwenden Sie ein Blatt pro Karte und pro Abrechnungszeitraum – nur so ist der Vergleich mit der Gesamtsumme der Abrechnung aussagekräftig. Um die Kosten mehrerer Fahrzeuge nebeneinander zu sehen, eignet sich die Flottenübersicht für mehrere Fahrzeuge.