Registro de documentos importantes

Para quién es

Una sola lista de dónde está cada documento importante. Pasaportes, escrituras, certificados, pólizas y testamentos tienen cada uno su línea con el tipo, el lugar físico donde se guardan, una marca si hay copia digital y la fecha de vencimiento, para que nadie tenga que revolver la casa buscándolos.

Cualquiera que alguna vez se haya perdido una renovación porque el documento estaba en un cajón, y familias que quieren dejar por escrito lo que solo una persona sabe sobre dónde están las cosas.

Qué te ayuda a controlar

• Dónde está físicamente el original de cada documento
• Qué documentos tienen una copia escaneada o fotografiada y cuáles no
• Cuáles vencen y cuándo, para que las renovaciones no sean una sorpresa
• Lo que tu pareja, tu albacea o tu apoderado necesitarían encontrar sin ti

Cómo usarla

1. Anota cada documento a medida que lo encuentres; ir habitación por habitación es lo más sencillo.
2. Elige un tipo de la lista para poder ordenar o consultar el registro por clase de documento.
3. Escribe exactamente dónde está la copia en papel: qué habitación, qué cajón, qué carpeta.
4. Marca la columna de copia digital solo cuando exista de verdad una copia en algún lugar al que puedas acceder.
5. Añade la fecha de vencimiento si el documento la tiene y déjala en blanco si no.
6. Guarda el registro en un sitio que el resto del hogar conozca y actualízalo cuando un documento cambie de lugar.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. La versión en línea guarda lo que escribes en tu propio navegador y genera el PDF completo en tu dispositivo.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Debo anotar los números de los documentos?

No hay columna para ellos, a propósito. Un registro de dónde están las cosas solo le sirve a un ladrón si además incluye los números. Guarda los números en los propios documentos o en un gestor de contraseñas.

¿Qué cuenta como documento importante?

Todo lo que sería lento, caro o imposible de reemplazar, o que otra persona necesitaría en una emergencia: identidad, vivienda, dinero, seguros, vehículos, salud, asuntos legales y títulos. Si te disgustaría perderlo, anótalo.

¿Dónde debo guardar el propio registro?

En un sitio que conozcan las personas que podrían necesitarlo, y no en el mismo lugar que todos los documentos que recoge. Mucha gente guarda la copia en papel con la carpeta de emergencias y la versión para el navegador en su propio dispositivo.

¿La versión para el navegador guarda mi lista en internet?

No. Se guarda en tu propio navegador, en tu propio dispositivo. No se envía nada a ningún sitio y no hace falta crear una cuenta.