Planificador de visitas a archivos

Para quién es

Un día en un archivo, planificado antes de llegar. La cabecera recoge los datos prácticos, la tabla principal es la lista de lo que hay que consultar por orden de prioridad con las referencias ya localizadas, y los costos y la lista de verificación evitan que la visita termine con una tarjeta o un documento de menos.

Genealogistas que visitan un archivo provincial, regional o nacional, una biblioteca o un archivo parroquial, sobre todo si queda lejos de casa y no volverán pronto.

Qué te ayuda a controlar

• El archivo, la fecha, su horario y lo que necesitas para entrar
• Qué consultar, por orden de importancia, con las referencias preparadas
• Qué se encontró y qué no, marcado durante la visita
• Los gastos del día (viaje, copias, tasas), sumados
• Qué llevar, para que la visita no se pierda por un carné olvidado o una batería agotada

Cómo usarla

1. Rellena la cabecera con el archivo, la fecha, el horario tal como lo indica el archivo, qué identificación o carné de investigador pide y cualquier referencia de reserva.
2. Antes de la visita, enumera los registros que hay que consultar con la colección y la signatura, sacadas del catálogo del propio archivo si tiene uno. Da a cada uno un número de prioridad, empezando por los más bajos.
3. Consulta con antelación las normas del archivo sobre bolsos, bolígrafos, cámaras y petición de documentos, y ajusta la lista de qué llevar.
4. Durante la visita, marca «encontrado» a medida que te entregan y lees cada documento, y escribe el resultado en las notas, incluido «no está», que también es útil saberlo.
5. Anota los gastos del día a medida que surjan; el total se calcula en la versión en línea y en el libro de Excel.
6. Después, pasa lo encontrado al registro de fuentes y lo no encontrado al registro de investigación, y guarda esta hoja como constancia de la visita.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Qué debe significar el número de prioridad?

El orden en que querrías ver los documentos si el día se acortara. La mayoría pone con el uno el documento que motivó el viaje y al final lo que sería bueno ver.

¿Tengo que reservar o llevar identificación?

Eso lo dice el archivo. Muchos piden carné de investigador, un documento de identidad o reserva previa, y cada uno es distinto; la cabecera tiene un campo para lo que pide el tuyo, según su sitio web o una llamada.

¿Qué gastos van en la tabla?

Todo lo que gastes en la visita (viaje, estacionamiento, tasas de copias o fotografías, una entrada de día, la comida) para que el viaje tenga un total real. La hoja no indica ningún precio.

¿Sirve para una biblioteca o una parroquia?

Sí. Cualquier lugar que conserve registros y se visite funciona igual: qué consultar, la referencia, si se encontró y cuánto costó.