Registro de gastos de investigación genealógica

Para quién es

Lo que cuesta la investigación, línea a línea. Cada anotación tiene la fecha, qué se compró, el importe, para qué rama de la familia fue y una casilla para el recibo, con el total, el número de anotaciones y el promedio calculados.

Quienes investigan la historia familiar y sospechan que la afición cuesta más de lo que admiten, personas que comparten el gasto de la investigación con un hermano o un primo, y cualquiera a quien le hayan pedido que rinda cuentas.

Qué te ayuda a controlar

• Cada certificado, suscripción, viaje, tasa de archivo y libro, con su fecha
• Lo que costó cada uno, en tu propia moneda, sumado
• A qué línea de investigación sirvió cada gasto, para ver lo que cuesta una rama
• Si tienes el recibo, para repartir gastos o para tus propios registros
• Cuántas anotaciones hay y cuál es su promedio

Cómo usarla

1. Escribe arriba tu nombre y el periodo que abarca el registro.
2. Anota cada gasto cuando se produzca: la fecha, el tipo de gasto, unas palabras de detalle, el importe y la línea de investigación a la que corresponde.
3. Marca la columna del recibo cuando lo tengas y guarda los recibos juntos por orden de fecha.
4. Los totales y el resumen se calculan en la versión para el navegador y en el libro de Excel; en papel, suma la columna al pie.
5. Para ver lo que ha costado una rama, ordena o filtra por la columna de línea de investigación en la hoja de cálculo.
6. Empieza una hoja nueva cada año, o cuando quieras un total limpio; las terminadas van al principio de la carpeta.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Qué tipos de gasto aparecen?

Certificado, suscripción, viaje, tasa de archivo, libro y otro. Cubren casi todo lo que gasta quien investiga su historia familiar; usa otro y la columna de detalle para lo demás, como el franqueo o los honorarios de un profesional.

¿Qué se pone en la línea de investigación?

El apellido, la pareja o la rama a la que sirvió el gasto, con las palabras que tú uses. Ser constante, con la misma redacción cada vez, es lo que permite agruparlo después en la hoja de cálculo.

¿Puedo repartir un gasto entre dos líneas?

Anota dos líneas con una parte del importe en cada una y acláralo en la columna de detalle. El total no cambia y cada línea de investigación muestra su parte.

¿Convierte monedas?

No. Anota todos los importes en una sola moneda, haciendo tú la conversión cuando un archivo o un sitio web extranjero te haya cobrado en otra, y apunta el importe original en la columna de detalle si importa.