Planer für den Archivbesuch

Für wen es gedacht ist

Ein Tag im Archiv, geplant, bevor Sie dort ankommen. Der Kopf enthält die praktischen Angaben, die Haupttabelle die Liste dessen, was Sie nachschlagen wollen, nach Priorität geordnet und mit den bereits ermittelten Signaturen, und Kostenaufstellung und Checkliste sorgen dafür, dass der Besuch nicht an einem fehlenden Ausweis oder einem fehlenden Dokument scheitert.

Familienforscher, die ein Archiv auf Kreis-, Landes- oder nationaler Ebene, eine Registerstelle, eine Bibliothek oder ein Kirchenarchiv besuchen – besonders eines, das weit von zu Hause entfernt ist und so bald nicht wieder besucht wird.

Was Sie damit im Blick behalten

• Das Archiv, das Datum, die Öffnungszeiten und was Sie für den Zutritt brauchen
• Was Sie nachschlagen wollen, in der Reihenfolge der Wichtigkeit, mit bereitliegenden Signaturen
• Was gefunden wurde und was nicht, während des Besuchs markiert
• Die Kosten des Tages – Fahrt, Kopien, Gebühren – mit Summe
• Was Sie mitnehmen müssen, damit der Besuch nicht an einem vergessenen Ausweis oder einem leeren Akku scheitert

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie im Kopf das Archiv, das Datum, die Öffnungszeiten laut Archiv, den verlangten Ausweis oder Benutzerausweis und eine etwaige Buchungsnummer ein.
2. Listen Sie vor dem Besuch die Quellen auf, die Sie einsehen wollen, mit Bestand und Signatur, ermittelt aus dem Katalog des Archivs, sofern es einen gibt. Geben Sie jeder eine Prioritätsnummer, niedrige Nummern zuerst.
3. Prüfen Sie vorab die Regeln des Archivs zu Taschen, Stiften, Kameras und Aktenbestellungen und passen Sie die Mitnahmeliste entsprechend an.
4. Haken Sie während des Besuchs „Gefunden“ ab, sobald ein Stück vorgelegt und gelesen ist, und notieren Sie das Ergebnis – auch „nicht vorhanden“, denn das ist wissenswert.
5. Tragen Sie die Kosten des Tages ein, sobald sie anfallen; die Summe wird in der Browser-Version und in der Excel-Datei berechnet.
6. Übertragen Sie danach die Funde in das Quellenverzeichnis und die erfolglosen Suchen in das Forschungsprotokoll, und bewahren Sie dieses Blatt als Nachweis des Besuchs auf.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Was soll die Prioritätsnummer bedeuten?

Die Reihenfolge, in der Sie die Stücke sehen möchten, falls der Tag kürzer ausfällt. Die meisten setzen das Stück, für das sie die Reise machen, auf eins und das, was nur schön zu haben wäre, ans Ende.

Muss ich einen Termin buchen oder einen Ausweis mitbringen?

Das legt das Archiv fest. Viele verlangen einen Benutzerausweis, einen Lichtbildausweis oder eine vorherige Anmeldung, und das ist unterschiedlich geregelt; im Kopf gibt es ein Feld für die Vorgaben Ihres Archivs, entnommen von dessen Website oder aus einem Telefonat.

Welche Kosten gehören in die Tabelle?

Alles, was Sie für den Besuch ausgeben – Fahrt, Parken, Kopier- oder Fotogebühren, eine Tageskarte, Mittagessen –, damit die Reise eine ehrliche Summe hat. Das Blatt nennt keine Preise.

Kann ich es für eine Bibliothek oder eine Kirche nutzen?

Ja. Überall, wo Quellen aufbewahrt und eingesehen werden, funktioniert es gleich: was nachzuschlagen ist, die Signatur, ob es gefunden wurde, was es gekostet hat.