Registro de recibos y solicitud de reembolso de gastos

Para quién es

Un registro de recibos que sirve a la vez como solicitud de reembolso. Cada fila recoge la fecha, el proveedor, el concepto y el importe, con el impuesto aparte y una casilla para indicar si se reclama. El total reembolsable se calcula solo y al pie hay una línea para la firma.

Empleados que recuperan lo que adelantaron, voluntarios y miembros de juntas o comisiones que reclaman gastos, y cualquiera que tenga que entregar un montón de recibos a otra persona con una hoja de presentación.

Qué te ayuda a controlar

• Cada recibo por orden de fecha, con su número y su proveedor
• Para qué fue cada gasto y en qué categoría entra
• El importe y el impuesto por separado, cuando el recibo lo indica
• Qué recibos se reclaman y cuáles se adjuntan solo a título informativo
• El total de la solicitud, listo para firmar y entregar

Cómo usarla

1. Escribe quién reclama, el periodo que cubre, la referencia o el centro de costo y a quién va dirigida la solicitud.
2. Numera los recibos y adjúntalos en el mismo orden que las filas, para que la hoja y el montón coincidan.
3. Anota la fecha, el proveedor y el motivo del gasto, y elige una categoría.
4. Escribe el importe tal como figura en el recibo, y el impuesto aparte si el recibo lo desglosa. Si no lo desglosa, deja en blanco la columna del impuesto.
5. Marca «Reclamar» en cada fila que de verdad reclamas; la columna de lo reclamado y los totales se calculan en el navegador y en el libro de Excel.
6. Firma y pon la fecha en la hoja, guarda una copia con los recibos y sigue las normas que fije tu organización para presentar las solicitudes.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Qué gastos puedo reclamar?

Los que permita tu empleador, club u organización: eso lo fijan su política y la normativa aplicable en tu país o región, no esta hoja. La lista de categorías es un conjunto de encabezados, no una afirmación de que alguno sea reembolsable.

¿Por qué van el importe y el impuesto en columnas separadas?

Porque algunas organizaciones recuperan el impuesto por separado y necesitan tenerlo desglosado. Escribe el total del recibo en la columna del importe, y el impuesto en su propia columna solo cuando el recibo lo indique.

¿Para qué sirve la casilla de reclamar?

Para poder anotar un recibo sin reclamarlo: algo que ya pagó la organización, o un artículo personal en un recibo compartido. Solo las filas marcadas entran en el total de la solicitud.

¿Tengo que adjuntar los recibos?

Casi siempre, y numerarlos según las filas es la forma más rápida de que la solicitud sea fácil de comprobar. Lo que exige tu organización está en su política.

¿Puedo usarlo para reclamar kilometraje?

Escribe el trayecto en el concepto y el importe que reclamas, según la tarifa que fije tu organización. La hoja no tiene tarifa propia ni te va a proponer una.