Belegliste und Auslagenabrechnung

Für wen es gedacht ist

Eine Belegliste, die zugleich die Abrechnung ist. Jede Zeile nimmt Datum, Händler, Zweck und Betrag auf, dazu die Steuer gesondert und ein Häkchen, ob der Beleg abgerechnet wird. Die Erstattungssumme wird berechnet, und am Ende steht eine Zeile für die Unterschrift.

Für Beschäftigte, die sich Auslagen erstatten lassen, für Ehrenamtliche und Vorstandsmitglieder, die Kosten zurückfordern, und für alle, die einen Stapel Belege mit einem Deckblatt an jemand anderen weitergeben müssen.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jeden Beleg in zeitlicher Reihenfolge, mit Nummer und Händler
• Wofür jede Ausgabe war und in welche Kategorie sie fällt
• Betrag und Steuer getrennt, sofern der Beleg sie ausweist
• Welche Belege abgerechnet werden und welche nur zur Information beiliegen
• Die Abrechnungssumme, fertig zum Unterschreiben und Abgeben

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie ein, wer abrechnet, welchen Zeitraum die Abrechnung umfasst, die Referenz oder Kostenstelle und an wen die Abrechnung geht.
2. Nummerieren Sie die Belege und heften Sie sie in derselben Reihenfolge wie die Zeilen an, damit Blatt und Stapel übereinstimmen.
3. Tragen Sie Datum, Händler und den Zweck der Ausgabe ein und wählen Sie eine Kategorie.
4. Schreiben Sie den Betrag so, wie er auf dem Beleg steht, und die Steuer gesondert, wenn der Beleg sie ausweist. Weist er sie nicht aus, bleibt die Steuerspalte leer.
5. Setzen Sie bei jeder Zeile, die Sie tatsächlich abrechnen, das Häkchen; die Erstattungsspalte und die Summen werden in der Browser-Version und in der Excel-Datei berechnet.
6. Unterschreiben und datieren Sie das Blatt, bewahren Sie eine Kopie mit den Belegen auf und halten Sie sich an die Regeln Ihrer Organisation für das Einreichen von Abrechnungen.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Was kann ich abrechnen?

Das, was Ihr Arbeitgeber, Verein oder Ihre Organisation zulässt – das legen deren Richtlinien und die Vorschriften in Ihrem Land fest, nicht dieses Blatt. Die Kategorien sind nur Überschriften, keine Aussage, dass eine davon erstattungsfähig ist.

Warum stehen Betrag und Steuer in getrennten Spalten?

Weil manche Organisationen die Steuer gesondert zurückfordern und sie deshalb getrennt brauchen. Tragen Sie den Gesamtbetrag des Belegs in die Betragsspalte ein und die Steuer nur dann in ihre eigene Spalte, wenn der Beleg sie ausweist.

Wofür ist das Häkchen „Abrechnen“?

Damit ein Beleg erfasst werden kann, ohne abgerechnet zu werden – etwa etwas, das die Organisation schon bezahlt hat, oder ein privater Artikel auf einem gemeinsamen Beleg. Nur die abgehakten Zeilen fließen in die Erstattungssumme ein.

Muss ich die Belege beilegen?

Fast immer, und die Belege passend zu den Zeilen zu nummerieren ist der schnellste Weg, eine Abrechnung leicht prüfbar zu machen. Was Ihre Organisation verlangt, steht in deren Richtlinien.

Kann ich das Blatt für Fahrtkosten verwenden?

Tragen Sie die Fahrt in die Beschreibung ein und den Betrag, den Sie abrechnen, zu dem Satz, den Ihre Organisation festlegt. Das Blatt hat keinen eigenen Satz und gibt auch keinen vor.