Registro de contratos de servicios del edificio

Para quién es

Todos los contratos del edificio en una sola página. El registro recoge cada servicio con su empresa, sus fechas, el plazo de preaviso y el costo anual, y señala los que se renuevan dentro del número de días que tú elijas.

Miembros de la junta, administradores y voluntarios que se ocupan de un edificio de viviendas y necesitan saber qué se ha acordado, con quién y cuándo se puede cambiar.

Qué te ayuda a controlar

• Cada contrato de servicio con la empresa y una persona de contacto
• Las fechas de inicio y renovación y el plazo de preaviso que hay que dar
• Lo que cuesta cada contrato al año y con qué frecuencia se paga
• Qué contratos vencen dentro del número de días que elijas

Cómo usarla

1. Anota el edificio, la fecha de hoy y quién lo administra, e indica con cuántos días de antelación quieres que se señalen las renovaciones.
2. Añade una línea por servicio: limpieza, mantenimiento del ascensor, jardines, equipos contra incendios, portero automático, seguro, suministros y cualquier otro.
3. Copia las fechas de inicio y renovación, el plazo de preaviso y el costo anual del propio contrato, no de memoria.
4. Los días restantes y el aviso de vencimiento se calculan en el navegador y en el libro de Excel; en papel, rodea con un círculo los contratos cuya fecha de renovación caiga dentro de tu plazo.
5. Revisa el registro antes de cada reunión de la junta y apunta en la agenda cada fecha límite de preaviso.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Por qué anotar el plazo de preaviso?

Muchos contratos de servicios se renuevan solos si no se avisa antes de una fecha determinada. Anotar el preaviso junto a la fecha de renovación muestra cuándo hay que tomar una decisión, no solo cuándo termina el contrato.

¿Con cuántos días de antelación conviene señalar las renovaciones?

Con los que encajen con la frecuencia de las reuniones de la junta y con el preaviso más largo del registro. Indícalo en el encabezado y la columna de vencimiento contará los contratos que caen dentro de ese plazo.

¿Debe incluirse el seguro en este registro?

Sí, si la póliza está a nombre del edificio. Usa la columna de servicio para el tipo de cobertura y las notas de la hoja para el corredor y el número de póliza.

¿Hay que consultar a los propietarios antes de firmar contratos largos?

En algunos lugares existen normas de consulta para acuerdos a largo plazo o para gastos que superan cierto nivel. Revisa tus escrituras o tu contrato y consulta la normativa aplicable en tu país o región antes de firmar o renovar.