Verzeichnis der Dienstleistungsverträge der Wohnanlage

Für wen es gedacht ist

Alle Verträge des Hauses auf einer Seite. Das Verzeichnis führt jede Dienstleistung mit Auftragnehmer, Terminen, Kündigungsfrist und Jahreskosten auf und markiert die Verträge, deren Verlängerung innerhalb der von Ihnen gewählten Anzahl von Tagen ansteht.

Verwaltungsbeiräte, Hausverwaltungen und Ehrenamtliche, die sich um ein Mehrparteienhaus kümmern und wissen müssen, was mit wem vereinbart wurde und wann es sich ändern lässt.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jeden Dienstleistungsvertrag mit Auftragnehmer und Ansprechpartner
• Beginn- und Verlängerungstermine und die einzuhaltende Kündigungsfrist
• Was jeder Vertrag im Jahr kostet und wie oft gezahlt wird
• Welche Verträge innerhalb der gewählten Anzahl von Tagen fällig werden

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie das Gebäude, das heutige Datum und die verwaltende Stelle ein und geben Sie an, wie viele Tage im Voraus Verlängerungen markiert werden sollen.
2. Legen Sie für jede Dienstleistung eine Zeile an: Reinigung, Aufzugswartung, Außenanlagen, Brandschutzeinrichtungen, Türsprechanlage, Versicherung, Versorgung und alles Weitere.
3. Übernehmen Sie Beginn, Verlängerungstermin, Kündigungsfrist und Jahreskosten aus dem jeweiligen Vertrag, nicht aus dem Gedächtnis.
4. Resttage und Fälligkeit werden in der Online-Version und in der Excel-Datei berechnet; auf Papier kreisen Sie alles ein, dessen Verlängerungstermin in Ihr Zeitfenster fällt.
5. Prüfen Sie das Verzeichnis vor jeder Beiratssitzung und tragen Sie jede Kündigungsfrist in den Kalender ein.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Warum die Kündigungsfrist erfassen?

Viele Dienstleistungsverträge verlängern sich automatisch, wenn nicht bis zu einem bestimmten Datum gekündigt wird. Steht die Kündigungsfrist neben dem Verlängerungstermin, sehen Sie, wann eine Entscheidung fällig ist, nicht nur, wann der Vertrag endet.

Wie viele Tage im Voraus sollten wir Verlängerungen markieren?

So viele, wie zu Ihrem Sitzungsrhythmus und zur längsten Kündigungsfrist im Verzeichnis passen. Tragen Sie die Zahl im Kopf ein; die Spalte „Fällig“ zählt die Verträge in diesem Zeitfenster.

Gehört die Versicherung in dieses Verzeichnis?

Ja, wenn die Police auf das Gebäude läuft. Nutzen Sie die Spalte „Leistung“ für die Art der Deckung und die Notizen auf dem Blatt für Makler und Policennummer.

Müssen wir die Eigentümer bei langen Verträgen anhören?

An manchen Orten gibt es Regeln zur Anhörung bei langfristigen Verträgen oder bei Kosten oberhalb einer bestimmten Grenze. Prüfen Sie Ihre Verträge und die Vorschriften, die in Ihrem Land oder Ihrer Region gelten, bevor Sie unterschreiben oder verlängern.