Registro de presupuesto y gastos del aula

Para quién es

En qué se ha gastado el presupuesto de la clase y cuánto queda. Escribe arriba el presupuesto que te asignaron y una línea por cada compra; la hoja suma el gasto y muestra lo que queda, con casillas para el recibo y el reembolso.

Tutores, coordinadores de materia y jefes de departamento con un presupuesto que gastar y recibos que guardar, y cualquiera que haya llegado a final de curso sin saber si quedaba algo.

Qué te ayuda a controlar

• Cada compra con cargo al presupuesto, con la fecha, el proveedor y para qué fue
• Cuánto se ha gastado hasta ahora y cuánto queda del presupuesto
• Qué compras tienen recibo y cuáles se han reclamado
• Qué se compró para cada grupo, materia o proyecto, para que la solicitud del año que viene tenga pruebas

Cómo usarla

1. Escribe arriba el responsable del presupuesto, la clase o materia, el curso y la cifra de presupuesto que te dio tu centro.
2. Añade una fila por compra: la fecha, el artículo, de dónde salió y para qué o para quién era.
3. Anota el importe. El total y lo que queda se calculan en la versión para el navegador y en el libro de Excel; en papel, suma la columna al pie.
4. Marca recibo cuando lo tengas y reclamado cuando hayas presentado el reembolso, para detectar un recibo que falta antes de que lo pida administración.
5. Comprueba lo que queda antes de cada pedido, y anota en las notas lo que se ha pedido pero aún no se ha pagado.
6. Guarda la hoja con los recibos; juntos responden a cualquier pregunta sobre adónde fue el dinero.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿De dónde sale la cifra del presupuesto?

De tu centro. La hoja tiene una celda para ella y ninguna cifra propia, porque los presupuestos de clase y de departamento varían de un centro a otro y de un año a otro.

¿Y si gasto más que el presupuesto?

La cifra de lo que queda pasa a negativo, y conviene verlo. Anota el motivo y quién lo aprobó en las notas.

¿Sirve también para dinero de un fondo o una subvención?

Sí: pon la cantidad total disponible en el campo del presupuesto, o lleva una hoja por partida para que cada una se justifique por separado. La versión para el navegador guarda cada copia en tu propio navegador.

¿Es un registro de caja chica?

No exactamente. La caja chica tiene su propia hoja con un fondo fijo y un saldo corriente. Esto es un registro del gasto frente a una asignación, con el seguimiento de los reembolsos.