Registro de pagos escolares: cuotas y excursiones

Para quién es

Todo lo que el colegio te pide pagar, en una sola hoja. Cada fila es un cargo (las cuotas de un trimestre, una excursión, clases de música, una actividad) con el importe, la fecha y el importe pagado, y lo que queda pendiente ya calculado.

Familias con más de un hijo, más de un colegio o más de una circular a la semana pidiendo dinero, y cualquiera que pague cuotas a plazos y quiera ver cómo baja el saldo.

Qué te ayuda a controlar

• Cada cargo del colegio con su fecha de vencimiento
• Qué tipo de cargo es: cuotas, excursión, clases, actividad, comedor u otro
• Lo que se ha pagado de cada uno, y cuándo
• El saldo pendiente de cada línea y de toda la hoja
• Qué pagos se hicieron, para poder responder con una fecha a cualquier consulta de secretaría

Cómo usarla

1. Escribe arriba el nombre del alumno, el colegio y el curso o trimestre.
2. Añade una fila cada vez que llegue una petición de dinero: la fecha de vencimiento, el concepto, el tipo de cargo y el importe solicitado.
3. Cuando pagues, anota la fecha y el importe pagado. La columna de pendiente resta uno del otro en la versión para el navegador y en el libro de Excel.
4. Si un cargo se paga a plazos, usa una fila por plazo o actualiza el importe pagado con cada pago, lo que haga la hoja más legible.
5. Compara los totales del pie con el estado de cuenta del colegio cuando llegue y reclama lo que no coincida.
6. Guarda las hojas terminadas: son el comprobante si alguna vez se cuestiona un pago.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Puedo registrar pagos a plazos?

Sí. O bien una fila por plazo con su propia fecha de vencimiento, o bien una fila por cargo con el importe pagado actualizado con cada plazo. La cifra pendiente es correcta en ambos casos.

¿Qué muestra la columna de pendiente si pago de más?

Un número negativo, que conviene ver en lugar de ocultar. Anota el motivo en las notas y pregunta en secretaría cómo se aplicará el saldo a favor.

¿Sirve para varios hijos?

Una hoja por hijo mantiene claros los totales, pero una hoja compartida funciona si pones el nombre en la columna de concepto. La versión para el navegador guarda cada pestaña en tu propio navegador.

¿Hay una versión que pueda ordenar por fecha?

El libro de Excel. Ordena por fecha de vencimiento para ver lo que viene, o por la columna de tipo para ver cuánto cuestan las excursiones a lo largo de un año.