Ausgabenprotokoll für das Klassenbudget

Für wen es gedacht ist

Wofür das Klassenbudget ausgegeben wurde und was übrig ist. Tragen Sie oben das zugeteilte Budget ein und für jeden Einkauf eine Zeile; das Blatt addiert die Ausgaben und zeigt den Rest, mit Häkchen für Beleg und Erstattungsantrag.

Klassenlehrkräfte, Fachverantwortliche und Fachbereichsleitungen mit einem Budget, das ausgegeben, und Belegen, die aufbewahrt werden müssen, und alle, die am Ende eines Jahres nicht wussten, ob noch etwas übrig war.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jeder Einkauf gegen das Budget, mit Datum, Lieferant und Zweck
• Wie viel bisher ausgegeben wurde und wie viel vom Budget bleibt
• Für welche Einkäufe ein Beleg vorliegt und welche erstattet wurden
• Was für welche Klasse, welches Fach oder Projekt gekauft wurde, damit der Antrag fürs nächste Jahr belegt ist

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben die budgetverantwortliche Person, Klasse oder Fach, das Jahr und den Budgetbetrag ein, den Ihre Schule Ihnen zugeteilt hat.
2. Legen Sie für jeden Einkauf eine Zeile an: Datum, Artikel, Bezugsquelle und wofür oder für wen er war.
3. Tragen Sie den Betrag ein. Summe und Rest werden in der Browserversion und in der Excel-Datei berechnet; auf Papier addieren Sie die Spalte unten.
4. Haken Sie „Beleg“ ab, sobald Sie ihn haben, und „erstattet“, sobald der Antrag eingereicht ist, damit ein fehlender Beleg auffällt, bevor die Verwaltung nachfragt.
5. Prüfen Sie vor jeder Bestellung den Restbetrag und notieren Sie Bestelltes, das noch nicht bezahlt ist, in den Notizen.
6. Bewahren Sie das Blatt zusammen mit den Belegen auf; gemeinsam beantworten sie jede Frage, wohin das Geld gegangen ist.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Woher kommt der Budgetbetrag?

Von Ihrer Schule. Das Blatt hat ein Feld dafür und keinen eigenen Betrag, denn Budgets für Klassen und Fachbereiche unterscheiden sich von Schule zu Schule und von Jahr zu Jahr.

Was, wenn ich mehr als das Budget ausgebe?

Der Restbetrag wird negativ, und das sollte man sehen. Notieren Sie den Grund und wer zugestimmt hat in den Notizen.

Funktioniert es auch für Geld aus einem Fonds oder einer Förderung?

Ja – tragen Sie den gesamten verfügbaren Betrag ins Budgetfeld ein oder führen Sie ein Blatt pro Topf, damit jeder getrennt abgerechnet wird. Die Browserversion speichert jede Kopie in Ihrem eigenen Browser.

Ist das ein Kassenbuch für die Handkasse?

Nicht ganz. Die Handkasse hat ein eigenes Blatt mit Wechselgeld und laufendem Bestand. Dies ist ein Protokoll der Ausgaben gegen eine Zuteilung, mit Übersicht über die Erstattungen.