Gemeinden und Gemeinschaftsgruppen · FC-06

Planungsliste für Kaffeetreff und Gemeindefest

Planungsliste für Kaffeetreff und Gemeindefest als PDF zum Ausdrucken: Ablauf, Aufgaben und Helfer, wer was mitbringt, Einnahmen und Kosten.

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2 Seiten. Wählen Sie das Papierformat: Beide Fassungen haben genau dasselbe Layout, keine wird verkleinert, damit sie passt.

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Die ausfüllbaren Fassungen haben echte Formularfelder: Öffnen Sie sie in einem beliebigen PDF-Programm, schreiben Sie hinein und speichern Sie sie. Hilfe zum Drucken.

Wofür dieses Blatt gedacht ist

Sie besetzen die Aufgaben vor dem Tag statt am Tag selbst und haben am Ende einen Nachweis, was funktioniert hat, den die nächste verantwortliche Person lesen kann.

Für wen es gedacht ist

Alle, die einen Kaffeetreff, Mittagstisch, Basarstand, geselligen Abend oder eine Benefizveranstaltung für eine Kirchengemeinde, ein Gemeindezentrum oder eine örtliche Gruppe organisieren.

So verwenden Sie es

Tragen Sie zuerst die Aufgaben ein und danach die Namen – die Lücken sind der Plan.
Legen Sie den Ablauf danach fest, wann etwas fertig sein muss, nicht wann es beginnt.
Haken Sie eine Hilfe erst als bestätigt ab, wenn Sie tatsächlich mit ihr gesprochen haben.
Listen Sie auf, was jede Person mitbringt, und haken Sie es bei Eintreffen ab.
Füllen Sie den Geldteil noch am Tag aus, solange zwei von Ihnen da sind.

Was das Blatt enthält

2 Seiten, in dieser Reihenfolge:

Seite 1

Unter dem Titel: Ein Blatt pro Kaffeetreff, Basarstand, Mittagstisch oder geselligem Abend: der Ablauf, wer was macht, was mitgebracht werden muss und was eingenommen wurde im Vergleich zu den Kosten.

Erst Aufgaben, dann Namen. Füllen Sie zuerst die Aufgabenspalte und dann die Namen aus – eine Veranstaltung scheitert meist an einer unbesetzten Aufgabe, nicht an einem unfertigen Plan. Alles zu Lebensmitteln, Versicherung und Bargeld richtet sich nach den Regelungen Ihrer Gruppe und den Vorschriften vor Ort.

Ausfüllzeilen: Ereignis · Datum · Ort / Raum · Verantwortlich · Aufbau ab · Einlass · Ende · Geräumt bis

Ablauf

Tabelle, 6 Zeilen: Uhrzeit · Was passiert · Wer · Fertig bis · Erledigt

Aufgaben und Helfer

Tabelle, 8 Zeilen: Auftrag · Wer · Gefragt · Bestätigt · Kontakt · Notizen

Seite 2

Mitzubringen — wer es mitbringt und ob es da ist

Tabelle, 6 Zeilen: Posten · Anzahl · Wer bringt es · Da · Notizen

Geld — eigene Beträge Ihrer Gruppe

Tabelle, 5 Zeilen: Einnahmen / Kosten · Betrag · Bar oder Karte · Gezählt von · Geprüft von

Linien

Häufige Fragen

Warum keine Preisvorschläge für Getränke, Kuchen oder Lose?

Weil Sie diese selbst festlegen und sie davon abhängen, wo Sie sind und wer kommt. Die Geldtabelle hat eine Zeile für alles, was Sie verlangen, sodass die Zahlen auf dem Blatt die sind, die Sie tatsächlich eingenommen haben.

Deckt das Lebensmittelsicherheit oder Versicherung ab?

Nein. Was Sie anbieten dürfen, welchen Versicherungsschutz Sie brauchen und welche Aufzeichnungen Sie führen müssen, hängt von den Regelungen Ihrer Gruppe und den Vorschriften vor Ort ab. Dies ist ein Planungs- und Nachweisblatt, keine Checkliste für Vorschriften.

Die Fassung, die rechnet

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