Raumbelegungsplan für das Gemeindezentrum

Wofür dieses Blatt gedacht ist

Führen Sie einen gut sichtbaren Belegungsplan neben dem Telefon, damit eine Doppelbuchung auffällt, solange der Anrufer noch in der Leitung ist – und nicht erst am Morgen selbst.

Für wen es gedacht ist

Verwaltung von Gemeindezentren und Dorfgemeinschaftshäusern, Hausmeister, Verantwortliche für Gemeindesäle und ehrenamtliche Buchungsverantwortliche.

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben auf jedem Blatt das Gebäude und die Woche bzw. den Monat ein.
2. Tragen Sie Buchungen bei der Annahme in Datums- und Zeitfolge ein, mit Bleistift, bis sie bestätigt sind.
3. Geben Sie dem Raum eine eigene Spalte, damit zwei Buchungen zur selben Zeit sofort auffallen.
4. Haken Sie die Spalte „bezahlt“ erst ab, wenn das Geld tatsächlich eingegangen ist.
5. Notieren Sie, wer auf- und abschließt und welchen Raumaufbau die Gruppe gewünscht hat.

Was das Blatt enthält

Häufige Fragen

Worin unterscheidet sich das vom Buchungsformular?

Das Buchungsformular enthält alles zu einer einzelnen Vermietung – Kontaktdaten, Gebühren, Schlüssel, die Kontrolle danach. Dies hier ist die Übersicht: alle Räume, alle Termine auf einer Seite, damit Sie auf einen Blick sehen, was frei ist.

Sollten regelmäßige wöchentliche Gruppen jede Woche eingetragen werden?

Ja, wenn der Plan verlässlich sein soll. Eine regelmäßige Buchung, die nur im Kopf von jemandem existiert, ist die häufigste Ursache für Doppelbuchungen – und sie zu verhindern kostet eine Zeile pro Woche.