Lista de verificación para un día de papeleo pendiente

Para quién es

La lista para el día que reservas para ponerte al día. Las tareas se agrupan por tipo (correo y formularios, dinero, citas, cuentas, hogar y personas) para que avances grupo a grupo en lugar de ir saltando de una cosa a otra.

Cualquiera cuyo papeleo se ha convertido en un montón que evita, quien vuelve de un viaje largo o de una temporada de mucho trabajo, y familias que reservan una mañana para estas cosas en lugar de dejarlas para medianoche.

Qué te ayuda a controlar

• Las tareas que se han ido acumulando sin hacer ruido, en una sola lista
• Un orden de trabajo, para hacer juntas las cosas parecidas
• Lo que es fácil olvidar hasta que se vuelve urgente
• Qué tareas están hechas y cuáles dependen de otra persona
• Tus propias tareas, añadidas en las líneas en blanco con tus palabras

Cómo usarla

1. Escribe arriba la fecha y dónde vas a trabajar, y pon el teléfono en silencio.
2. Lee primero la lista entera y tacha lo que no te corresponda.
3. Añade tus propias tareas en las líneas en blanco antes de empezar, no a medida que se te ocurran a mitad de camino.
4. Trabaja un grupo cada vez (todo el correo, luego todo el dinero), porque cambiar de un tipo de tarea a otro es donde se va el tiempo.
5. Marca a medida que avanzas y anota en las notas lo que empiezas pero no puedes terminar hoy porque depende de otra persona.
6. Guarda la hoja para el próximo día de papeleo; las líneas sin marcar son el comienzo de esa lista.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. La versión en línea guarda lo que escribes en tu propio navegador y genera el PDF completo en tu dispositivo.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo lleva una lista así?

Depende por completo de tu montón, y la hoja no afirma nada al respecto. A la mayoría le resultan útiles los grupos precisamente porque puede hacer uno y parar.

¿Puedo añadir mis propias tareas?

Sí. Cada grupo tiene líneas en blanco, y la versión para el navegador permite añadir tareas a cualquiera de ellos. Lo habitual es acabar con una lista mitad impresa y mitad tuya.

¿Incluye algo sobre contraseñas?

Hay una línea para comprobar que todavía puedes entrar en las cuentas importantes, y nada sobre cuál es una contraseña. Guarda las cuentas en un registro que contenga pistas, no contraseñas.

¿Es tarea de una persona o de toda la familia?

De cualquiera de las dos formas. Algunas familias se reparten los grupos; otras lo ven como tarea de una sola persona con un café al lado. La hoja sirve en ambos casos.

¿Qué hago con las tareas que no puedo terminar?

Déjalas sin marcar y escribe en las notas a quién estás esperando. Esa línea será lo primero de la siguiente hoja.