Planificador de concentraciones y encuentros de caravanas

Para quién es

La hoja del organizador de una concentración o encuentro. Recoge los datos del terreno, quién viene, con qué conjunto y cuántas noches, lo que debe y ha pagado cada unidad, y el orden de actividades del fin de semana. El resumen muestra cuántas unidades hay reservadas y cuánto queda por cobrar.

Organizadores y responsables de concentraciones de clubes de caravanas y autocaravanas, y grupos de amigos que preparan un encuentro informal y necesitan que una persona lleve el control de las parcelas y del dinero.

Qué te ayuda a controlar

• El lugar, las fechas y la persona de contacto en el terreno
• Cada unidad reservada, con tipo de vehículo, longitud del conjunto y día de llegada
• Lo que debe cada unidad, lo que ha pagado y lo que tiene pendiente
• El programa del fin de semana y quién dirige cada actividad
• El número de unidades asistentes, para el propietario del terreno o el camping

Cómo usarla

1. Escribe arriba el nombre de la concentración, el lugar, las fechas, el organizador y un teléfono de contacto.
2. Añade cada unidad a medida que reserve, con la longitud del conjunto para planificar la distribución de las parcelas y el día de llegada.
3. Anota la cuota que debe cada unidad, según la tarifa de tu club o del lugar, y lo que ha pagado; el saldo y los totales se calculan en el navegador y en el libro de Excel.
4. Completa el programa con el día, la hora, la actividad y quién la dirige.
5. Imprime una copia para el terreno y cobra los saldos pendientes a la llegada.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Cómo calculo la cuota de cada unidad?

Con la tarifa de tu club o del lugar para la concentración, multiplicada por las noches si se cobra por noche. La hoja no incluye tarifas; escribe la cuota de cada unidad una vez que la hayas calculado.

¿Por qué anotar la longitud del conjunto?

Porque la separación entre parcelas y el acceso se planifican según la longitud de cada vehículo con su caravana, o de cada autocaravana. Conocer las longitudes de antemano facilita distribuir el terreno y colocar las unidades más largas donde puedan entrar.

¿Puedo usarlo para un encuentro sin cuotas?

Sí. Deja en blanco las columnas de cuota y pagado, y usa solo la lista de asistentes y el programa. El recuento de unidades sigue funcionando.

¿Cómo encaja con las cuentas del club?

Registra lo que se cobró en una concentración. Pasa el total cobrado al libro de caja del tesorero del club y guarda la hoja como justificante.