Mitglieder und Veranstaltungen der Hochschulgruppe

Für wen es gedacht ist

Mitglieder und Veranstaltungen einer Hochschulgruppe in einer Übersicht. Die Mitgliederliste zeigt, wer beigetreten ist und bezahlt hat. Die Veranstaltungstabelle stellt die Ticketeinnahmen jeder Veranstaltung den Kosten gegenüber, sodass der Vorstand den Stand des Jahres auf einen Blick sieht.

Vorsitzende, Kassenwarte und Schriftführer von Hochschulgruppen und studentischen Vereinen, die eine einfache gemeinsame Übersicht brauchen, die sie an den Vorstand des nächsten Jahres übergeben können.

Was Sie damit im Blick behalten

• Wer die Mitglieder sind, wie sie erreichbar sind und welche Funktion sie haben
• Wann jedes Mitglied beigetreten ist und welchen Beitrag es gezahlt hat
• Jede Veranstaltung, wo sie stattfand und wie viele gekommen sind
• Ticketeinnahmen, Kosten und das Ergebnis jeder Veranstaltung
• Mitgliedsbeiträge und Veranstaltungssummen des Jahres

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben den Namen der Gruppe, das Studienjahr und die Kontakte des Vorstands ein.
2. Nehmen Sie jedes Mitglied beim Beitritt auf, mit Matrikelnummer, E-Mail, Beitrittsdatum, gezahltem Beitrag und gegebenenfalls Vorstandsfunktion.
3. Tragen Sie nach jeder Veranstaltung Datum, Ort, Teilnehmerzahl, Ticketeinnahmen und Kosten ein.
4. Das Ergebnis je Veranstaltung und die Summen werden im Browser und in der Excel-Datei berechnet; auf Papier ziehen Sie waagerecht ab und addieren senkrecht.
5. Übergeben Sie die Liste oder die Excel-Datei bei der Amtsübergabe an den neuen Vorstand, zusammen mit den Belegen zu den Veranstaltungskosten.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Ersetzt die Liste die Mitgliederverwaltung der Studierendenvertretung?

Nein. Führt Ihre Studierendenvertretung die offizielle Liste, nutzen Sie diese als Arbeitskopie des Vorstands für Kontakte, Funktionen und Veranstaltungen. Prüfen Sie die Vorgaben Ihrer Studierendenvertretung dazu, welche Mitgliederdaten eine Gruppe speichern darf und wie lange.

Was zählt zu den Kosten einer Veranstaltung?

Alles, was für diese Veranstaltung ausgegeben wurde: Raum- oder Saalmiete, Technik, Essen, Druck, Fahrten oder Auslagen von Referenten. Bewahren Sie die Belege bei der Übersicht auf, damit der Kassenwart jede Zahl zuordnen kann.

Warum ist der gezahlte Beitrag ein Betrag und kein Häkchen?

Weil die Beiträge je Mitglied unterschiedlich sein können, etwa bei einem ermäßigten Satz oder einem Teiljahr. Mit dem Betrag kann die Zusammenfassung summieren, was tatsächlich eingenommen wurde. Lassen Sie das Feld bei allen leer, die noch nicht gezahlt haben.

Enthält die Vorlage die vollständige Buchführung der Gruppe?

Nein. Sie umfasst nur Mitgliedsbeiträge und Veranstaltungseinnahmen. Zuschüsse, Sponsoring und andere Ausgaben gehören in ein Kassenbuch, das dem Kassenwart einen laufenden Saldo für das ganze Konto gibt.