Registro de socios y eventos de la asociación

Para quién es

Los socios y eventos de una asociación en un solo registro. La lista de socios muestra quién se ha unido y ha pagado, y la tabla de eventos compara los ingresos por entradas de cada evento con sus costos, para que la junta vea de un vistazo cómo va el curso.

Presidentes, tesoreros y secretarios de asociaciones y clubes de estudiantes que necesitan un registro sencillo y compartido para pasar a la junta del curso siguiente.

Qué te ayuda a controlar

• Quiénes son los socios, cómo contactarlos y qué cargo tienen
• Cuándo se unió cada socio y qué cuota pagó
• Cada evento celebrado, dónde y cuánta gente asistió
• Ingresos por entradas, costos y resultado neto de cada evento
• Totales de cuotas y de eventos del curso

Cómo usarla

1. Anota arriba el nombre de la asociación, el curso académico y los contactos de la junta.
2. Añade a cada socio cuando se une, con su número de estudiante, correo, fecha de alta, la cuota pagada y su cargo en la junta, si lo tiene.
3. Después de cada evento, anota la fecha, el lugar, la asistencia, los ingresos por entradas y los costos.
4. El neto de cada evento y los totales se calculan en la versión en línea y en el libro de Excel; en papel, resta en horizontal y suma en vertical.
5. En el relevo, entrega la hoja o el libro a la nueva junta junto con los recibos de los costos de los eventos.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Sustituye al sistema de socios de la federación de estudiantes?

No. Si tu federación lleva la lista oficial, usa esta como copia de trabajo de la junta para contactos, cargos y eventos. Consulta sus indicaciones sobre qué datos de los socios puede guardar una asociación y durante cuánto tiempo.

¿Qué cuenta como costo de un evento?

Todo lo que se pagó para ese evento: alquiler de sala o lugar, equipo, comida, impresión, desplazamientos o gastos de los ponentes. Guarda los recibos con el registro para que el tesorero pueda cuadrar cada cifra.

¿Por qué la cuota pagada es un importe y no una marca?

Porque las cuotas pueden variar entre socios, por ejemplo con una tarifa reducida o por una parte del curso. Anotar el importe permite que el resumen sume lo recaudado realmente. Déjala en blanco para quien aún no haya pagado.

¿Incluye todas las cuentas de la asociación?

No. Solo cubre las cuotas y los ingresos de los eventos. Las subvenciones, los patrocinios y otros gastos van en un libro de caja, que da al tesorero un saldo al día de toda la cuenta.