Vorfallprotokoll für die Nachbarschaft

Für wen es gedacht ist

Eine Zeile pro Beobachtung oder Meldung in einer Straße oder Wohnanlage. Datum, Uhrzeit, Ort, eine sachliche Beschreibung, wer es gemeldet hat und bei wem, und das Aktenzeichen, das zurückkam. Es ist ein Protokoll dessen, was beobachtet und weitergegeben wurde, kein Urteil über irgendjemanden.

Für Ansprechpersonen von Nachbarschaftsinitiativen, Mieter- und Anwohnervereine, Straßengruppen mit einem gemeinsamen Protokoll und Haushalte in einer Siedlung oder Wohnanlage, die das Muster an einem Ort haben möchten statt in einem Gruppenchat.

Was Sie damit im Blick behalten

• Was beobachtet oder gemeldet wurde, wann und wo genau
• Wer es gemeldet hat und bei wem
• Das angegebene Aktenzeichen, damit die Meldung wiedergefunden werden kann
• Ob jemand nachgehakt hat und was dabei herauskam
• Das Muster einer Reihe von Meldungen über Wochen statt über Tage

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben die Straße oder Wohnanlage, die Ansprechperson, den Zeitraum des Blatts und die Nummer für Nicht-Notfälle ein, die Sie verwenden.
2. Tragen Sie so bald wie möglich nach dem Ereignis eine Zeile ein: Datum, Uhrzeit, Ort und was tatsächlich beobachtet wurde.
3. Beschreiben Sie, was geschehen ist, nicht, wen Sie für verantwortlich halten, und lassen Sie Namen weg, sofern die Person nicht zugestimmt hat, genannt zu werden.
4. Notieren Sie, wer es gemeldet hat und an welche Stelle, und tragen Sie das Aktenzeichen ein, sobald es vorliegt.
5. Haken Sie „Erledigt“ ab, sobald jemand nachgehakt hat, und schreiben Sie in die Notizen, was dabei herauskam, damit es beim nächsten Treffen etwas zu lesen gibt.
6. Beginnen Sie für jeden Zeitraum ein neues Blatt; am Bildschirm wird die Browser-Version in Ihrem eigenen Browser gespeichert und lässt sich als ausgefülltes PDF herunterladen.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Online-Version speichert Ihre Eingaben in Ihrem eigenen Browser und erzeugt das vollständige PDF auf Ihrem Gerät.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Sollte ich etwas melden, bevor ich es eintrage?

Alles Dringende geht zuerst an die Notrufdienste – ein Eintrag im Protokoll ist keine Meldung und erreicht niemanden. Schreiben Sie die Zeile danach, mit dem Aktenzeichen, das man Ihnen nennt.

Darf ich Namen und Kennzeichen aufschreiben?

Überlegen Sie vorher, wer das Blatt lesen wird. Ein gemeinsames Protokoll wird weitergegeben, und was Sie über einen Nachbarn schreiben, unterliegt den Regeln zu personenbezogenen Daten, die bei Ihnen gelten. Eine Beschreibung dessen, was beobachtet wurde, reicht meist aus.

Wofür ist die Spalte „Aktenzeichen“?

Für die Nummer, die Polizei, Gemeinde oder Hausverwaltung vergibt, wenn eine Meldung aufgenommen wird. Nur damit lässt sich diese Meldung zuverlässig wiederfinden, und eine Reihe von Einträgen wird dadurch nachvollziehbar statt anekdotisch.

Ersetzt das Blatt das Meldeformular einer Initiative?

Nein. Wenn Ihre Initiative, die Polizei oder die Gemeinde ein Formular hat, verwenden Sie dieses. Dieses Blatt ist die eigene Kopie der Straße – genau das, was eine Ansprechperson braucht, wenn jemand fragt, was in letzter Zeit los war.

Können wir das Protokoll online führen?

Die Browser-Version speichert in Ihrem eigenen Browser auf dem verwendeten Gerät und sendet nichts irgendwohin, sodass eine Ansprechperson sie auf einem Rechner führen und für Treffen Kopien ausdrucken kann.