Hoja de cálculo de inventario de herramientas

Para quién es

Lo que valen las herramientas, sumado. Cada fila recoge una herramienta o un juego, su marca y modelo, el número de serie, cuándo se compró, cuántas hay y cuánto vale cada una, y se calculan los totales por línea y el total general para la aseguradora, una venta o tu propia curiosidad.

Quien tiene herramientas que vale la pena asegurar: talleres caseros, jardineros con maquinaria eléctrica y profesionales que llevan un registro personal aparte de la contabilidad del negocio.

Qué te ayuda a controlar

• Una lista valorada de herramientas y máquinas sobre la que se puede basar una reclamación al seguro
• Los números de serie en un solo sitio, que es lo que piden la policía y la aseguradora después de un robo
• El valor total de la colección, y qué elementos se llevan la mayor parte
• Dónde se guarda cada herramienta, para el día en que no esté

Cómo usarla

1. Recorre el cobertizo, el garaje y la furgoneta y dale una fila a cada herramienta o juego de herramientas.
2. Anota la marca y el modelo y copia el número de serie de la propia herramienta, no de la caja: pueden no coincidir.
3. Escribe la cantidad y un valor por unidad (costo de reposición, lo que pagaste o una estimación actual), pero indica cuál en las notas y sé constante.
4. Las versiones para el navegador y de hoja de cálculo multiplican la cantidad por el valor de cada línea y suman la hoja.
5. Fotografía los elementos caros y guarda las fotos con los tiques; la columna de notas puede indicar dónde están.
6. Actualízala cuando compres o vendas; un inventario desactualizado es casi tan inútil como no tenerlo.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Uso el costo de reposición o lo que pagué?

Pregunta a tu aseguradora qué criterio usa tu póliza y úsalo en toda la hoja. Mezclar los dos hace que el total no signifique nada. Anota en las notas el criterio que elegiste.

¿En qué se diferencia del inventario del cobertizo?

El inventario del cobertizo es una lista de dónde está cada cosa, sin valores, para encontrar y revisar. Este es el inventario valorado para el seguro y la venta. Mucha gente lleva los dos.

¿Incluye las herramientas que presto?

Registra lo que tienes y dónde debería estar. Para controlar quién se ha llevado qué, la hoja adecuada es el registro de préstamo de equipos de este sitio.

¿Puedo incluir la maquinaria de jardín?

Sí. La lista de categorías tiene una línea para ella, y el registro de mantenimiento de maquinaria de exterior cubre sus revisiones por separado.