Protokoll für Anfragen nach Patientenunterlagen

Für wen es gedacht ist

Ein Protokoll über jede Anfrage nach Kopien Ihrer eigenen Unterlagen. Jede Zeile hält fest, wen Sie wann gefragt haben, worum Sie gebeten haben, wie Sie die Anfrage geschickt haben, wann die Antwort kam, wie lange das gedauert hat und was tatsächlich eintraf – damit eine unbeantwortete Anfrage sichtbar bleibt statt in Vergessenheit zu geraten.

Alle, die ihre Unterlagen für eine neue Praxis, einen Antrag, eine Zweitmeinung oder einen Umzug ins Ausland zusammentragen, Angehörige, die Unterlagen für jemand anderen anfordern, und Menschen, die schon einmal gefragt und nichts gehört haben.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jede Anfrage mit Versanddatum und Empfänger
• Genau das, worum gebeten wurde, damit eine unvollständige Antwort auffällt
• Wie die Anfrage geschickt wurde, und ein ggf. genanntes Aktenzeichen
• Das Datum der Antwort und die Tage dazwischen
• Was eintraf, was noch fehlt und welche Gebühr gezahlt wurde

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben auf dem Blatt Ihre Angaben ein und den Grund, aus dem Sie Unterlagen sammeln.
2. Legen Sie am Tag, an dem eine Anfrage rausgeht, eine Zeile an, mit dem Namen der Praxis, des Krankenhauses oder der Abteilung und dem genauen Wortlaut Ihrer Bitte.
3. Notieren Sie, wie Sie die Anfrage geschickt haben – Formular, Brief, E-Mail, Portal, persönlich – und ein ggf. genanntes Aktenzeichen.
4. Tragen Sie das Antwortdatum ein, wenn etwas zurückkommt; die Spalte „Tage“ zählt die Wartezeit zwischen den beiden Daten.
5. Schreiben Sie in die Spalte „Was eintraf“, was tatsächlich angekommen ist, und haken Sie „Vollständig“ erst ab, wenn Sie alles haben, worum Sie gebeten haben.
6. Haken Sie bei offenen Zeilen nach und notieren Sie das Datum und den Namen Ihrer Ansprechperson.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Sagt das Blatt, worauf ich Anspruch habe?

Nein. Die Regeln zur Einsicht in Unterlagen sind von Land zu Land verschieden. Prüfen Sie daher die Vorschriften, die in Ihrem Land oder Ihrer Region gelten. Das Blatt hält fest, worum Sie gebeten haben, wen Sie gefragt haben und was zurückkam, sonst nichts.

Warum soll ich genau aufschreiben, worum ich gebeten habe?

Weil Antworten oft unvollständig sind. Steht der Wortlaut der Anfrage nicht auf dem Blatt, lässt sich später kaum belegen, dass die Hälfte des Erbetenen nie angekommen ist.

Wofür ist die Gebührenspalte?

Für das, was Ihnen tatsächlich berechnet wurde, falls etwas berechnet wird. Das Blatt nennt nirgends einen Betrag; es summiert nur, was Sie eintragen.

Sollte ich telefonische Anfragen auch eintragen?

Ja, mit dem Namen Ihrer Gesprächsperson und dem Datum. Einer telefonischen Anfrage mit Namen lässt sich viel leichter nachgehen als einer, an die sich niemand erinnert.

Kann ich es für Unterlagen im Ausland verwenden?

Ja. Das Blatt geht von keiner Rechtsordnung aus und setzt nicht voraus, wer was aufbewahrt – es ist eine datierte Liste von Anfragen und Antworten, ganz gleich, wohin sie gehen.