Kostenprotokoll für Übergangsunterkunft und Verpflegung

Für wen es gedacht ist

Was die Zeit zwischen zwei Wohnungen gekostet hat. Jede Unterkunft erhält eine Zeile mit Daten, Preis pro Nacht und wer bezahlt hat; Mahlzeiten und Nebenausgaben kommen auf eine zweite Liste. So kennt der Haushalt die Gesamtsumme und hat die Nachweise für eine mögliche Erstattung beisammen.

Haushalte, die zwischen zwei Umzügen im Hotel, in einer Ferienwohnung oder bei Familie wohnen, Menschen mit beruflichem Umzug, deren Arbeitgeber Kosten erstatten könnte, und alle, die eine Ersatzunterkunft bei einer Versicherung geltend machen.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jede Unterkunft mit An- und Abreisedatum und Anzahl der Nächte
• Den Preis pro Nacht, die Summe je Aufenthalt und wer bezahlt hat
• Mahlzeiten und Nebenausgaben, solange Sie keine eigene Küche haben
• Für welche Kosten ein Beleg aufbewahrt ist
• Die Gesamtsumme und die durchschnittlichen Kosten pro Nacht

So verwenden Sie es

1. Notieren Sie, warum Sie zwischen zwei Wohnungen sind, welchen Zeitraum die Lücke umfasst und wie viele Personen untergebracht sind.
2. Tragen Sie für jeden Aufenthalt die Unterkunft, An- und Abreisedatum, den berechneten Preis pro Nacht und den Zahler ein.
3. Erfassen Sie Mahlzeiten, Wäsche, Fahrten und andere Nebenausgaben mit Datum und Betrag auf der zweiten Liste.
4. Haken Sie in jeder Zeile „Beleg“ ab, sobald der Beleg abgelegt ist, damit eine Erstattung nicht an einem fehlenden Beleg hängt.
5. Nächte, Summen und Übersicht werden im Browser und in der Excel-Datei berechnet; auf Papier zählen Sie die Nächte und addieren jede Liste von oben nach unten.
6. Klären Sie vor dem Antrag, was Ihr Arbeitgeber oder Ihre Versicherung erstattet, und reichen Sie das Protokoll zusammen mit den Belegen ein.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Übernimmt mein Arbeitgeber oder meine Versicherung diese Kosten?

Das hängt von Ihrem Vertrag oder Ihrer Police ab, die das Protokoll nicht kennen kann. Es liefert Ihnen eine klare Aufstellung der Ausgaben und zeigt, ob ein Beleg vorhanden ist; was erstattungsfähig ist, entscheidet Ihr Arbeitgeber oder Ihre Versicherung.

Wie werden die Nächte gezählt?

Als Anzahl der Tage von der Anreise bis zur Abreise: Wer an einem Tag ankommt und am nächsten abreist, hat eine Nacht. Die Summe je Aufenthalt ergibt sich aus Nächten mal dem Preis pro Nacht, den Sie eintragen.

Was gehört auf die Liste für Verpflegung und Nebenausgaben?

Alles, was Sie normalerweise nicht ausgeben würden und nur anfällt, weil Sie nicht zu Hause sind: Essen auswärts, Wäscherei, zusätzliche Fahrten, Parken. Lebensmittel, die Sie ohnehin gekauft hätten, können Sie weglassen oder getrennt vermerken.

Was sind die durchschnittlichen Kosten pro Nacht?

Die Gesamtsumme aus Unterkunft sowie Verpflegung und Nebenausgaben, geteilt durch die Gesamtzahl der Nächte. Ein schneller Wert, um die Kosten der Lücke mit anderen Möglichkeiten zu vergleichen.