Ablageplan für Unterlagen: ablegen und schreddern

Für wen es gedacht ist

Der Papierkram, einmal sortiert und aufgeschrieben. Jede Art von Dokument bekommt eine Zeile mit dem Ablageort, der Dauer, die Sie für die Aufbewahrung festgelegt haben, und was danach damit geschieht – ablegen, scannen, ins Altpapier oder schreddern.

Haushalte, die in einer Schublade voller Kontoauszüge versinken, alle, die zum ersten Mal ein Ablagesystem einrichten, und alle, die die Unterlagen eines Elternteils ordnen.

Was Sie damit im Blick behalten

• Welche Arten von Unterlagen im Haushalt tatsächlich ankommen
• Wo jede Art abgelegt wird, damit das nächste Schreiben seinen Platz hat
• Wie lange Sie jede Art aufbewahren wollen – Ihre Zahl, schriftlich festgehalten
• Was geschieht, wenn die Zeit abgelaufen ist: schreddern, Altpapier, scannen oder behalten
• Wann jede Art zuletzt durchgesehen wurde

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben den Haushalt ein, das Jahr, wo die Ordner stehen und wie Sie Papier entsorgen.
2. Gehen Sie die vorgedruckten Zeilen durch, streichen Sie, was Sie nicht erhalten, und ergänzen Sie eigene in den leeren Zeilen.
3. Schreiben Sie auf, wo jede Art abgelegt ist – Ordner, Kiste, Schublade –, so, dass die nächste Person es versteht.
4. Tragen Sie in die Spalte „Aufbewahren bis“ Ihre eigene Frist ein. Das Blatt gibt für nichts eine Dauer vor: Wie lange sich die Aufbewahrung eines Dokuments lohnt, hängt davon ab, was es ist, und von den Vorschriften, die in Ihrem Land oder Ihrer Region gelten – prüfen Sie das, bevor Sie entscheiden.
5. Wählen Sie für jede Art den nächsten Schritt und haken Sie ihn ab, wenn die Sortierung erledigt ist. Alles mit Name, Kontonummer oder Unterschrift sollte besser geschreddert als ins Altpapier gegeben werden.
6. Datieren Sie die Spalte „Zuletzt sortiert“ jedes Mal, wenn Sie eine Zeile durchgehen, und legen Sie das Blatt vorn in den Ordner.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Online-Version speichert Ihre Eingaben in Ihrem eigenen Browser und erzeugt das vollständige PDF auf Ihrem Gerät.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Wie lange sollte ich Kontoauszüge und Rechnungen aufbewahren?

Das Blatt nennt für nichts eine Frist, weil sie je nach Dokument, Land und danach verschieden ist, ob etwas geltend gemacht wird. Fragen Sie die Person, die sich um Ihre Steuern oder Buchhaltung kümmert, prüfen Sie die Vorschriften, die für Sie gelten, und tragen Sie Ihre eigene Antwort in die Spalte ein.

Was sollte geschreddert statt ins Altpapier gegeben werden?

Als Faustregel alles mit Name, Adresse, Kontonummer oder Unterschrift. Genau dafür gibt es den Schritt „Schreddern“, und was Ihr Haushalt als vertraulich betrachtet, entscheiden Sie selbst.

Können Scans das Papier ersetzen?

Manchmal ja, manchmal nicht – manche Dokumente werden nur im Original anerkannt. Der Schritt „Scannen“ ist für die Unterlagen gedacht, die Sie digital aufbewahren möchten; wo es darauf ankommt, prüfen Sie das, bevor Sie das Papier schreddern.

Wo bleiben die Originale?

Dort, wo Sie es in der Spalte für den Ablageort angeben, und die wichtigen verdienen meist einen sichereren Platz als einen Ringordner. Im Verzeichnis wichtiger Dokumente halten Sie fest, wo jedes Original liegt.