Calendario de archivo y destrucción de documentos

Para quién es

Los papeles de la casa, ordenados una vez y por escrito. Cada tipo de documento tiene una línea que dice dónde se archiva, cuánto tiempo has decidido guardarlo y qué pasa después: archivar, escanear, reciclar o triturar.

Hogares que se ahogan en un cajón lleno de extractos, cualquiera que monte un sistema de archivo por primera vez y quienes están ordenando los papeles de un padre o una madre.

Qué te ayuda a controlar

• Qué tipos de papeles recibe realmente el hogar
• Dónde se archiva cada tipo, para que el siguiente tenga un sitio
• Cuánto tiempo has decidido guardar cada uno: tu cifra, por escrito
• Qué pasa cuando se cumple ese plazo: triturar, reciclar, escanear o conservar
• Cuándo se revisó cada tipo por última vez

Cómo usarla

1. Escribe arriba el nombre del hogar, el año, dónde se guardan los archivos y cómo te deshaces del papel.
2. Repasa las filas impresas, tacha lo que no recibas y añade lo tuyo en las líneas en blanco.
3. Escribe dónde se archiva cada tipo (la carpeta, la caja, el cajón) con palabras que la siguiente persona entienda.
4. Rellena en la columna de conservación tu propia fecha límite. La hoja no da ningún plazo para nada: cuánto vale la pena guardar un documento depende de lo que sea y de la normativa aplicable en tu país o región, así que infórmate antes de decidir.
5. Elige la acción para cada tipo y márcala cuando termines de ordenar. Todo lo que lleve un nombre, un número de cuenta o una firma conviene triturarlo en lugar de reciclarlo.
6. Pon fecha en la columna de última revisión cada vez que repases una fila, y guarda la hoja al principio del archivo.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. La versión en línea guarda lo que escribes en tu propio navegador y genera el PDF completo en tu dispositivo.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo debo guardar los extractos bancarios y las facturas?

La hoja no da ningún plazo para nada, porque varía según el documento, el país y si se está reclamando o deduciendo algo con él. Pregunta a quien lleve tus impuestos o tus cuentas, consulta la normativa aplicable en tu país o región y escribe tu propia respuesta en la columna de conservación.

¿Qué hay que triturar en lugar de reciclar?

Como regla general, todo lo que lleve un nombre, una dirección, un número de cuenta o una firma. La hoja tiene una acción de triturar precisamente para eso, y lo que tu hogar considere delicado lo decides tú.

¿Las copias escaneadas pueden sustituir al papel?

A veces sí y a veces no: algunos documentos solo se aceptan en original. La acción de escanear está para los que decidas guardar en formato digital; cuando importe, infórmate antes de triturar el papel.

¿Dónde se guardan los originales?

Donde indiques en la columna de archivo, y los importantes suelen merecer un sitio más seguro que una carpeta de anillas. El registro de documentos importantes es la hoja que recoge dónde se guarda cada original.