Antwortprotokoll für Kommentare und Nachrichten

Für wen es gedacht ist

Eine Liste für jede Nachricht, die eine Antwort braucht. Kommentare, Direktnachrichten und E-Mails von allen Plattformen kommen auf dasselbe Blatt, mit ihrem Thema, und jede wird abgehakt, sobald jemand antwortet, damit nichts unbeantwortet liegen bleibt.

Creator, kleine Unternehmen und Community-Konten, die auf mehreren Plattformen von Followern und Kunden hören, besonders wenn mehr als eine Person antwortet.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jeder Kommentar, jede DM und jede E-Mail, die eine Antwort braucht, egal auf welcher Plattform
• Worum es in jeder Nachricht ging und ob es eine Frage, Beschwerde, Lob oder Anfrage war
• Wann sie beantwortet wurde und von wem
• Nachrichten, bei denen nach der ersten Antwort noch etwas folgen muss
• Wie viele pro Woche eingingen und wie viele beantwortet wurden

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben das Konto oder die Marke und die Woche ein.
2. Legen Sie für jede eingehende Nachricht eine Zeile an mit Datum, Plattform, Absender und einer einzeiligen Zusammenfassung und wählen Sie die Art.
3. Wenn jemand antwortet, trägt er das Datum und seine Initialen ein, damit das Team sieht, dass es erledigt ist.
4. Haken Sie „Nachfassen“ ab, wenn die Antwort etwas versprochen hat, etwa eine Erstattung oder weitere Informationen.
5. Zählen Sie am Ende der Woche die eingegangenen und beantworteten Nachrichten in den Zählfeldern zusammen.
6. Übertragen Sie unbeantwortete Zeilen und solche zum Nachfassen auf das Blatt der nächsten Woche.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Online-Version speichert Ihre Eingaben in Ihrem eigenen Browser und erzeugt das vollständige PDF auf Ihrem Gerät.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Gehört jeder Kommentar ins Protokoll?

Nur die, die eine Antwort brauchen. Ein Like oder ein beiläufiges Emoji nicht, eine Frage, eine Beschwerde oder eine Bestellanfrage schon. Wenn Sie nur diese erfassen, bleibt das Blatt kurz genug, um damit zu arbeiten.

Was ist mit persönlichen Daten in Nachrichten?

Halten Sie die Zusammenfassung kurz und lassen Sie Adressen, Bestelldaten und alles Private weg; die vollständige Nachricht bleibt auf der Plattform. Wenn das Protokoll geteilt wird, prüfen Sie, was die Vorschriften, die in Ihrem Land oder Ihrer Region gelten, zum Umgang mit Kundendaten sagen.

Wie vermeiden zwei Personen, dieselbe Nachricht zu beantworten?

Wer antwortet, trägt sofort seine Initialen in die Spalte „Beantwortet von“ ein. Ein Blick auf die Spalte zeigt, was schon vergeben ist, bevor jemand das Postfach öffnet.

Warum Eingänge und Antworten zählen?

Die beiden Zahlen nebeneinander zeigen, ob Sie hinterherkommen. Eine Lücke, die von Woche zu Woche wächst, ist ein Zeichen, dass das Postfach mehr Zeit oder eine weitere Person braucht.