Control de invitados y confirmaciones para fiesta infantil

Para quién es

La lista de invitados de la fiesta de tu hijo. Anota cuándo salió cada invitación, quién ha respondido, quién viene, qué adultos se quedan y cualquier necesidad alimentaria, y el recuento para la comida y las bolsitas de regalo sale solo.

Madres y padres que organizan un cumpleaños o una fiesta de fin de curso en casa o en un local, sobre todo cuando las invitaciones se repartieron en clase y no conoces a la mitad de los padres.

Qué te ayuda a controlar

• A quién invitaste y cuándo
• Quién ha respondido y a quién hay que recordárselo
• Quién viene y qué adultos se quedan
• Necesidades alimentarias y alergias que debes comunicar al catering o al local
• Bolsitas de regalo entregadas y notas de agradecimiento enviadas

Cómo usarla

1. Rellena el nombre del niño, la fecha de la fiesta, el lugar, el plazo para responder y el máximo de invitados que puedes recibir.
2. Añade a cada invitado con el nombre y el teléfono de uno de sus padres a medida que envías las invitaciones.
3. Marca «respondió» y «viene» según lleguen las respuestas, y marca «se queda un adulto» si alguien no solo deja al niño.
4. Anota cada necesidad alimentaria o alergia tal como te la indiquen los padres.
5. Unos días antes del plazo, llama a quien no tenga marca en la columna de respuesta.
6. Después de la fiesta, marca las bolsitas y las notas de agradecimiento a medida que las entregues.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se calcula el número de asistentes?

Cada invitado que viene cuenta como un niño, más un adulto si marcaste que se queda un adulto. La columna de asistentes suma ambos para el catering, y el resumen muestra los niños que vienen, que también es el número de bolsitas que hay que preparar.

¿Qué cuenta como «sin respuesta»?

Todo invitado de la lista sin marca en la columna de respuesta. Es la lista de padres a los que hay que llamar antes del plazo que indica el encabezado.

¿Dónde anoto las alergias?

En la columna de dieta, con las mismas palabras que usen los padres. Pásalas al local o a quien prepare la comida, y vuelve a revisarlas el mismo día cuando lleguen los invitados.

¿Puedo incluir a hermanos que vengan también?

Añádelos como un invitado más en una fila nueva. Así el recuento de asistentes y el número de bolsitas salen bien sin hacer cuentas aparte.